Kan de koppeling doorboeken op tussenrekeningen en afletteren?
Het simpele antwoord is 'ja'. Maar de situatie is complex. In deze FAQ proberen we een en ander zo goed mogelijk uit te leggen. Allereerst: er zijn twee manieren om je betalingen in je boekhoudpakket (door) te boeken: methode doorboeken op tussenrekeningen of methode pspbetalingen.nl. Bij de tweede methode koppel je apart je PSP (Payment Service Provider) account aan je boekhoudsoftware. Welke methode het beste is hangt af van jouw specifieke situatie.
- Je bent al klant voor een webwinkel koppeling:
- Je gebruikt Lightspeed Ecom, Shopify of Bol.com. In dit geval is de methode doorboeken op tussenrekeningen de enige oplossing omdat deze partijen zelf de betalingen afhandelen.
- Je gebruikt een ander webwinkel systeem. In dat geval kun je beide methoden gebruiken, maar is de methode pspbetalingen.nl de beste oplossing. Bijvoorbeeld omdat retour-betalingen ook geboekt worden. Gebruik je een PSP die wij nog niet ondersteunen, neem dan contact met ons op.
- Je gebruikt Lightspeed Ecom, Shopify of Bol.com. In dit geval is de methode doorboeken op tussenrekeningen de enige oplossing omdat deze partijen zelf de betalingen afhandelen.
- Je bent geen klant voor een webwinkel-koppeling en wilt eigenlijk alleen je Payment Service Provider account koppelen. Bijvoorbeeld omdat je betaallinkjes of QR codes uitstuurt. In dat geval kun je alleen de betalingen doorzetten via de methode pspbetalingen.nl. De bijbehorende verkoop boek je zelf in het boekhoudsysteem.
In onderstaand overzicht zie je het verschil tussen de twee methoden. In de rest van deze FAQ wordt, na het voordeel, in detail uitgelegd wat de verschillende transacties zijn.
WAAROM BETALINGEN (DOOR)BOEKEN? Voor de kassa-koppelingen wordt niet alleen de omzet maar worden ook de (verwachte) ontvangsten doorgezet naar het boekhoudsysteem. De omzet verschijnt Credit op de Winst en Verliesrekening, de (verwachte) ontvangsten verschijnen Debet op de Balansrekening. Bij veel webwinkeliers is deze optie ook zeer gewenst. Immers, als de omzet in de boekhouding staat dan zal deze nog afgeletterd moeten worden tegen de ontvangsten. Het uitzoeken van welke omzet bij welke betaling hoort is soms lastig te bepalen.
We noemen dit het doorboeken van omzet naar betalingen en dit ziet er op journaal-niveau als volgt uit. De webwinkelkoppeling heeft de omzet en BTW geboekt via Transactie 1:
De koppeling kan nu ook een tweede transactie maken voor het boeken op de tussenrekeningen:
Dit is handig omdat de
- de individuele verkopen nu individueel afgeletterd zijn tov de individuele betalingen.
- op de ingestelde tussenrekening zie je dus (per betaalmethode) hoeveel geld je van je PSP zult ontvangen. Je mag daarbij voor alle betaalmethoden dezelfde tussenrekening kiezen.
Het echte geld komt periodiek van de PSP via de banken-koppelingen in de boekhouding. Als het geld via de banken-koppeling binnen komt maakt de ondernemer / boekhouder / boekhoud software zelf de bankmutatie transactie 3 aan. Vaak worden deze geldstromen daarbij automatisch op tussenrekeningen geboekt zoals '1999 PSP Betalingen onderweg'.
In bovenstaand voorbeeld zijn er 100 identieke producten verkocht a 100 Euro met hoog-btw en per verkoop alleen 29 cent ingehouden transactiekosten.
Het is mogelijk om via het dashboard van de koppeling per betaalmethode een aparte tussenrekening in te stellen voor transactie 2 (de 2000 rekening voor Ideal uit het voorbeeld en wellicht 2001 voor Creditcard en 2002 voor Sepa bankoverschrijving, etc).
- Bij de koppeling met pspbetaling.nl heeft dat extra toegevoegde waarde omdat je per betaalmethode kunt zien hoeveel geld je nog krijgt. Bij transactie 5 hieronder worden uiteindelijke alle boekingen samengebracht.
- Als je boekt op tussenrekeningen en je maar één PSP in je webwinkel gebruikt is het wellicht handiger om bij alle betaalmethoden dezelfde tussenrekening in te stellen.
KOSTEN. Payment Service Providers brengen kosten in rekening per gebruikte betaalmethode. Soms zijn er naast de transactiekosten per betaling ook nog andere PSP kosten. Bij de webwinkel koppelingen met 'doorboeken op tussenrekeningen' kunnen wij niet de kosten boeken.
Indien je je PSP account koppelt via pspbetalingen.nl kunnen we bij veel PSPs de kosten uitlezen. Dit gebeurt periodiek en daarbij wordt er voor het totaal uit die periode (100 verkopen in het voorbeeld) een transactie 4 gemaakt op een inkoopgrootboek (in onderstaand voorbeeld gbr 4000):
Als deze optie voor jouw PSP niet beschikbaar is, is het bij veel boekhoudsystemen mogelijk om via een scan-en-herken oplossing de factuur van de PSP te boeken als kosten.
BANK AFLETTEREN. Indien je gebruik maakt van een pspbetalingen.nl koppeling waarbij de PSP het ook mogelijk maakt de kosten te boeken, kunnen we periodiek nog een laatste matching maken op het payout moment die we hier voor gemak 'Bank-afletteren' noemen. In onderstaand voorbeeld gaan we ervan uit dat de 100 verkopen a 121,00 Euro verdeeld zijn over twee betaalmethoden 8000 Euro Ideal en 4100 Euro Creditcard.
In deze laatste transactie worden de eerder geboekte verwachte betalingen (per betaalmethode) uit transactie 2 van de tussenrekeningen weggestreept tegen de binnengekomen bulk-betaling via de bank en bijbehorende kosten. Indien er voor alle betaalmethoden dezelfde tussenrekening 1999 gebruikt is, loopt het uiteraard ook glad. Het voordeel van de laatste transactie is bovendien dat bepaalde betalingen die op de grens van een periode liggen (weekeinde, maandeinde) uiteindelijk via verschillende payouts ook netjes individueel afgeletterd zijn.
BESCHIKBAARHEID. Voor de boekhoudpakketen Exact, Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden, Rompslomp en Asperion is het doorboeken op tussenrekeningen (transactie 1) en voor Exact het afletteren/matchen (transactie 2) beschikbaar. Voor Moneybird en Yuki waren er al speciale mogelijkheden mbt de betaling (facturen op betaald, respectievelijk per betaalmethode boekt Yuki op tussenrekening). Qua PSP koppelen via pspbetalingen.nl geldt dat we op dit moment PSPs koppelen met Exact, Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden, Asperion, Rompslomp en Moneybird. Later wordt mogelijk AFAS toegevoegd en wellicht een van de pakketten Minox, Muis, Silvasoft - houdt deze link in de gaten. Heb je interesse laat het ons weten. In Q3 2023 proberen we het verder afletteren tegen de bankbetaling (transactie 5) mogelijk te maken.
PRIJS. De optie 'doorboeken op tussenrekening' of het koppelen van je psp via pspbetalingen.nl wordt na 30 dagen gratis proefperiode aangeboden voor 60 Euro (ex btw) / jaar. Voor het bank-afletteren wordt een bescheiden extra vergoeding gevraagd. Mocht je interesse hebben in:
- het doorboeken op tussenrekeningen in aanvulling op je bestaande webwinkelkoppeling: neem dan contact met ons op
- je PSP betalingen te boeken: begin dan hier met je 30 dagen gratis proefperiode
LET OP: je moet je betalingen natuurlijk niet dubbel boeken. Dus één van beide volstaat: "doorboeken op tussenrekening via je bestaande webwinkelkoppeling" OF apart koppelen met pspbetaling.nl !
