Worden de betalingen altijd afgeletterd?

Ons doel is zoveel mogelijk betalingen te matchen met een geboekte verkoop (vb factuur, journaalpost) in het boekhoudpakket en vervolgens af te letteren.

Een betaling kan logischerwijs alleen worden afgeletterd als de bijbehorende verkoopboeking te vinden is in het boekhoudsysteem.

  • Als er geen verkoop is geboekt kan de betaling in principe niet worden verwerkt. In dit soort gevallen wordt de niet-geboekte betaling getoond op het dashboard van de koppeling, bij het tabje >>Fouten met een foutmelding 'Geen openstaande post'. Gedurende drie dagen blijft de koppeling proberen of er in de tussentijd een verkoop is geboekt om alsnog te matchen.

  • Als uitzondering maken we het mogelijk dat dergelijke betalingen toch geboekt kunnen worden. Door te klikken op de gele "Meer info" knop opent een window met de mogelijkheid de betaling 'toch te boeken zonder match'. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van een vaste debiteur om de betaling op te boeken. Bewust maken we deze optie niet beschikbaar op bulkniveau. Ons doel is namelijk zoveel mogelijk bestellingen te matchen met een geboekte verkoop (vb factuur, journaalpost) in het boekhoudpakket en vervolgens af te letteren.

 

Situaties waarin de betaling niet kan worden verwerkt:

  1. De openstaande post is wel aanwezig maar wordt niet herkend. Bijvoorbeeld als de verkoop wel is geboekt met een ander referentienummer kan hij niet worden gevonden (bekend voorbeeld is een Lightspeed Ecom factuur met referentienummer INV... die als betaling geregistreerd staat onder het ORD.... nummer). De oplossing in dat soort situaties is te vragen aan je webwinkelkoppeling leverancier of ze het andere referentienummer kunnen meegeven.
  2. De openstaande post  is wel aanwezig  maar heeft een ander openstaand bedrag dan  de betaling.
  3. Als de debiteurcode in het boekhoudpakket niet uniek is. Zie bijvoorbeeld hier voor de situatie met e-Boekhouden.

Labels: Afletteren, Betaling