Hoe berekent de koppeling de bonregels in de bonnen?

In februari 2019 is er een wijziging geweest mbt het opslaan van de bonnen in de Lightspeed Restaurant kassa. Hoewel het aan de voorkant van de kassa er nog steeds uit ziet dat producten geaggregeerd zijn, is dat in de back-end niet meer zo. Voorheen ontving de koppeling de precieze bon zoals je die in de kassa ziet. Staat er op jouw kassabon 5 wijn van 3.57, dan ontving de koppeling ook een bon met 1 regel met aantal 5 en regelbedrag 17.85 incl BTW.

Sinds de verandering ontvangt de koppeling andere informatie, namelijk een bon met 5 aparte bonregels, met op iedere regel 3.57 incl BTW. Deze nieuwe methode van rapporteren kan leiden tot diverse afrondingsproblemen (die niets te maken hebben met nauwkeurig rekenen). Deze afrondingsproblemen ontstaan zowel bij het doorzetten van individuele bonnen als bij het doorzetten van de dagomzet. En boekhoudpakketten kunnen hier terecht een probleem van maken.

Als we een memoboeking maken voor bijvoorbeeld Minox, Snelstart, Twinfield, Visma of Yuki dan moet de memoboeking in balans zijn. Het bedrag betaald volgens de bonnen moet gelijk zijn aan de omzet incl BTW volgens de bonnen. De omzet incl BTW wordt uitgesplitst naar de grondslag en het BTW bedrag. Eventuele afrondingsverschillen die door de splitsing ontstaan worden verwerkt door een iets hoger of lager BTW bedrag. In de oude situatie ging het om een paar cent. Maar doordat er nu veel meer regels in een bon staan en de bedragen in de regels kleiner zijn kunnen deze afrondingen groter worden.

Wij hebben naar aanleiding van de Lightspeed wijziging een extra rekenmethode ingebracht en gaan nu als volgt met de wijziging om:

  1. Voor iedere bon regel berekenen wij zelf de regelprijs incl BTW. Deze regelprijs is gelijk aan de eenheidsprijs + eventuele toeslagen. Wij berekenen dat omdat de regelprijs in de bon zelf afgerond is op 2 decimalen en voor een correcte berekening hebben we 4 decimalen nodig.
  2. We groeperen alle regels op basis van productid en prijs. Groeperen op productid is niet voldoende, want door bijvoorbeeld toeslagen kan eenzelfde productid op de bon voorkomen met verschillende prijzen.
  3. De bon die op deze manier ontstaat wordt doorgezet naar het boekhoudsysteem bij het doorzetten van individuele bonnen, of maakt onderdeel uit van de dagomzet.

Voor deze nieuwe functionaliteit is er momenteel een pilot. Wil je hier ook in meedraaien, neem dan even contact met ons op.

Labels: BTW, Controle