Wat doet de koppeling?

Onze koppelingen leggen een connectie tussen je webwinkel of kassa en je boekhoudsysteem. De koppeling zorgt dat omzet en andere gegevens uit je webwinkel of kassa automatisch worden overgezet naar je boekhoudsysteem.

Koppelen omzet 
Per bestelling / factuur uit de webwinkel worden de volgende gegevens gekoppeld:
Algemene informatie: Het bestelnummer en – indien aanwezig – het factuurnummer en de verkoopdatum.
Verkoopregels: Per regel de naam van het product, het aantal, de prijs en BTW.
Kortingen: Afhankelijk van het soort webwinkel / kassa en type korting worden kortingsbedragen direct verwerkt in de verkoopregels of wordt de korting als totaal kortingsbedrag doorgegeven.
Verzend- / Betaalkosten: De bedragen, namen en BTW.
Bijna alle door ons ondersteunde webwinkelsystemen (muv OpenCart) geven de BTW op de verzendkosten apart door.  Zie de OpenCart sectie in deze FAQ om te lezen hoe de BTW over de verzendkosten berekend wordt.

Koppelen klantgegevens
Voor de klantgegevens bij een wekoop wordt eerst gecontroleerd* of deze klant reeds bekend is. Zo ja, dan wordt de verkoop in het boekhoudsysteem onder dezelfde klant geboekt. Is de klant nog niet bekend dan wordt een nieuwe klant in het boekhoudsysteem aangemaakt. Per klant worden de NAW gegevens en het KvKnr en BTWnr doorgezet.
*) Controle vindt plaats op basis van het emailadres

Koppelen productgegevens
Bij sommige boekhoudsystemen moeten de producten in verkoopregels aanwezig zijn voordat een financiele transactie of factuur kan worden aangemaakt. Bij deze systemen speelt de SKU, EAN, Code van het product een belangrijke rol. Bij het overzetten van een product controleert de koppeling eerst of er al een product met deze SKU aanwezig is. Zo ja, dan wordt dit product voor de transactie / factuur gebruikt. Is het product met die SKU nog niet aanwezig dan wordt het product aangemaakt.

Koppelen voorraad
Voor een aantal systemen kunnen we de voorraad koppelen. Dit zijn de Exact koppelingen met WooCommerce, Shopify, Lightspeed Ecom, POS Retail en CCV Shop. We breiden de mogelijkheden voor voorraadkoppelingen in de toekomst mogelijk uit, ihb kijken we naar SnelStart, MUIS en Silvasoft (Offective).

Koppelen BTW-codes en grootboekrekeningen
Het is mogelijk om een relatie te leggen tussen de BTW codes in de webwinkel en de BTW codes en grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Het is dus mogelijk om verkoop met 6%/9% BTW toe te wijzen aan een andere grootboekrekening dan verkoop met 21% BTW. Hetzelfde geldt voor verkoop binnen Europa (ICP) en verkoop buiten Europa. Daarnaast kun je de grootboekrekeningen voor omzet, verzend- en betaalkosten apart specificeren.

Let op: het is mogelijk in Nederland en buiten EU marge goederen (BTW 0%) te verkopen en die naar het boekhoudpakket op BTWcode 0% te boeken. Internationaal binnen Europa werkt dit helaas niet omdat de koppeling dan in de war raakt met ICP boekingen.

Koppelen bestel- en factuurnummers
Meestal wordt het bestelnummer doorgegeven als Betalingskenmerk bij de factuur en kun je kiezen of je een bestelnummer of factuurnummer wilt gebruiken als referentie in het boekhoudsysteem. Of je dat laatste wil is de vraag. Gebruik je je boekhoudsysteem alleen voor de omzet uit je webwinkel? Dan kan het handig zijn. Heb je andere bronnen van omzet? Dan kun je beter je boekhoudsysteem het factuurnummer laten bepalen.

Boekhoudsystemen hebben wel hun eigen specifieke eigenschappen. Zo maken Factuursturen en Asperion zelf het factuurnummer aan en accepteert Reeleezee geen letters in het factuurnummer. De koppeling filtert letters en andere niet-cijfers automatisch uit.

 Koppelen credit-facturen
Bij de meeste webwinkelsystemen worden bestellingen doorgezet. Geen facturen. Dat is de reden dat we niet alle creditfacturen koppelen. Uitzonderingen zijn:

  • Lightspeed eCom en Magento: als je daar op factuurniveau koppelt dan worden de credit-facturen wel meegenomen.
  • WooCommerce en Shopify omdat daar met aparte entiteiten 'retouren' wordt gewerkt.

Meer details staan hier.

Labels: Artikel, Boekhouding, BTW, Debiteur, Voorraad