Hoe worden debiteuren doorgezet naar het boekhoudsysteem?

Bij het doorzetten van individuele bonnen naar het boekhoudsysteem zal in veel gevallen ook de debiteur worden doorgezet. Bij het doorzetten van de debiteur wordt in bijna alle gevallen een debiteur-matching gedaan op emailadres van de debiteur.

Om debiteuren netjes door te kunnen zetten dient in de kassabon het externe-debiteur-id te zijn ingevuld. Op basis van het externe-debiteur-id wordt de debiteur in de kassa opgehaald. Hiermee wordt het emailadres zichtbaar. Er wordt nu gekeken of de debiteur al in het boekhoudsysteem aanwezig is op basis van het emailadres. Is de debiteur idd aanwezig dan wordt deze hergebruikt. Is de debiteur nog niet aanwezig dan wordt de debiteur toegevoegd.

Is het externe-debtieur-id gevuld, maar heeft de debiteur in de kassa geen emailadres dan zal altijd een nieuwe debiteur in het boekhoudsysteem worden aangemaakt. Is er geen extern-debiteur-id dan ontstaat bij het individueel doorzetten van de bon een foutsituatie en zal de bon niet worden doorgezet. Als de situatie in de kassa hersteld is kan de bon alsnog doorgezet worden.

Bij dagomzet is er nooit sprake van het doorzetten van debiteuren. Bovenstaande geldt dus alleen voor het doorzetten van individuele bonnen.

Het is overigens bij veel boekhoudsystemen mogelijk om individuele bonnen op vaste debiteuren door te zetten. Neem contact met ons op als jullie hier gebruik van willen maken.